Child Protection Policy and Code of Conduct

Parte I

Politiche e orientamenti aziendali per la protezione dei Minori

1.0 Finalità e ambito di applicazione

La presente policy è finalizzata a garantire la dovuta cura e protezione dei minori nello svolgimento di tutte le attività aziendali a partire dalle attività di ricerca socio-economica e dalla connessa attività di comunicazione che costituiscono l’oggetto sociale di Digivis.

Digivis si impegna con questa policy a tutelare il benessere e la dignità dei minori da intendere come impegno inderogabili a livello aziendale ma anche come responsabilità che riguarda e investe ciascun ricercatore o collaboratore di Digivis.

La tutela di ciascun minore non potrà mai essere subordinata al perseguimento degli obiettivi aziendali generali e degli obiettivi specifici delle attività di ricerca sociale ed economica. Digivis si impegna in tal senso ad adottare misure atte a scongiurare il rischio di provocare pregiudizio ai minori durante la conduzione delle attività aziendali ed in particolare nelle attività di ricerca e comunicazione che specificamente Digivis realizza come oggetto sociale principale.

il termine “pregiudizio” ai fini del presente documento è inteso nella su accezione più ampia comprendendo non solo (ed evidentemente) condotte, che costituiscono oggetto di disciplina e sanzioni a livello civile o penale ma anche forme di incuria, negligenza, strumentalizzazione, sfruttamento, offesa, pressioni o condizionamenti indebiti od ostacoli da cui derivino o possano derivare conseguenze negative per il minore.

La policy è diretta a tutelare la dignità, le libertà, i diritti e gli interessi dei minori coinvolti direttamente o indirettamente nelle attività aziendali definendo criteri etici e procedure di garanzia. La protezione che la policy intende promuovere e sostenere attivamente è riferita a tutti i minori considerati individualmente, indipendentemente dall’età, dal genere, dall’orientamento sessuale, dalla presenza di disabilità, dalla provenienza geografica, dall’appartenenza etnica, dall’estrazione socio-economica o dalla fede religiosa o convincimento personale. Digivis si impegna con la policy aziendale che qui esplicita ad evitare ogni forma di discriminazione o sfruttamento, dei minori ma anche a riconoscerne i bisogni derivanti da condizioni speciali di fragilità.

La tutela e il dovere di cura dei minori cui Digivis si impegna si estende a tutte le attività societarie in cui essi siano direttamente coinvolti o di cui abbiano a subire anche indirettamente effetti, ovvero le fasi di progettazione degli interventi o azioni di ricerca, lo svolgimento delle attività di ricerca – intervento, la pubblicazione e diffusione dei risultati delle ricerche come pure in tutte le fasi di comunicazione e disseminazione attività che costituiscono l’oggetto sociale di Digivis anche realizzate in collaborazione con soggetti terzi. La policy è dunque parte integrante di ogni documentazione progettuale atteso che un possibile contatto con minori o un possibile coinvolgimento dei minori anche nelle attività di comunicazione è comunque possibile.

Il responsabile di ciascun progetto e ciascun partecipante in qualità di ricercatore o collaboratore a qualunque titolo coinvolto, dovrà dunque sottoscrivere la policy preliminarmente allo svolgimento delle attività aderendo esplicitamente al codice di condotta.

1.1 Orientamenti etici cui si ispira Digivis

L’orientamento etico cui si ispira Digivis parte dal convincimento che i minori abbiano diritto a essere trattati con lo stesso rispetto dovuto agli adulti e che essi vadano considerati sempre come risorse positive per la società.

Ogni interazione e attività rivolta ai minori deve essere ispirata ai principi di dignità, responsabilità, rispetto della loro autonomia nei limiti in cui essa si manifesta, rigore metodologico, attenzione e sollecitudine.

Le attività di ricerca e comunicazione che costituiscono l’oggetto sociale di Digivis possono prevedere momenti di interazione anche duraturi con i minori: come nel caso, ad esempio della ricerca sociale con approcci di tipo etnografico ma anche nel caso della comunicazione in particolare quella basata sui social network; per tale ragione Digivis presta particolare attenzione all’etica della relazione, che si fonda su considerazione, ascolto e dialogo rispettoso con il minore.

Per rispettare la specifica soggettività del minore l’agire di Digivis si impegnerà sempre a riconoscerne e accettarne la disponibilità o indisponibilità verso la relazione con l’adulto ancorché nel ruolo di ricercatore o comunicatore, assicurando un comportamento rispondente a tali esigenze.

1.2 Definizione di Minore

Ai sensi del presente documento, il termine “minore” è utilizzato nella sua accezione giuridica nazionale Italiana ed internazionale. Sono ricompresi dunque in questa categoria tutti i soggetti di età inferiore ai 18 anni.

Parte II

Codice di Condotta

2.0 Impegni generali e misure di prevenzione contro possibili situazioni di pregiudizio verso i minori

2.1.1.1 Nella fase di pianificazione e progettazione delle attività di ricerca e comunicazione:

Il legale rappresentante di Digivis, i responsabili dei progetti, i ricercatori ed il personale tutto, compresi i collaboratori esterni si impegnano a che:

a) nella pianificazione dei progetti e in tutte le fasi dello svolgimento delle attività di ricerca siano tenuti in debito conto la dignità, la libertà, i diritti, gli interessi, i bisogni e il benessere psicofisico dei minori coinvolti;

b) nelle interazioni con i minori, questi siano rispettati e ascoltati anche nell’espressione dei loro desideri ed emozioni;

c) nelle attività svolte ai fini di progetto, i minori siano protetti da possibili pregiudizi, strumentalizzazioni o sfruttamento attraverso opportune azioni di prevenzione e contrasto.

d) Il legale rappresentante di Digivis, i responsabili dei progetti si impegnano inoltre a far si che :

e) il personale di ricerca e gli altri collaboratori siano adeguatamente informati e aggiornati riguardo alle modalità di tutela dei minori nella ricerca e sulle norme a protezione dei minori.f( nello svolgimento dei progetti, sia indicato dal Legale Rappresentante un referente della protezione dei minori con il compito di: informare sulle norme e regole di condotta, verificare il rispetto del codice di condotta, analizzare i profili del personale coinvolto in attività di contatto con i minori anche attraverso i casellari giudiziari. Il referente deve agire come figura di chiave per qualunque problema o questione riguardante la tutela dei minori che emerga nel corso delle attività progettuali attivando immediatamente le procedure di salvaguardia e sanzione previste dal codice di condotta e dalla legge assieme al Legale rappresentante o anche agendo direttamente e autonomamente in caso di gravi violazioni di legge rivolgendosi all’autorità giudiziaria.

f) che il referente della protezione dei minori (che potrà avere la responsabilità su uno o più progetti aziendali (in ragione della complessità localizzazione e numero di progetti) sia individuato esclusivamente tra soggetti che abbiamo le seguenti caratteristiche: Avvocato penalista con abilitazione ad operare presso il tribunale dei minorenni oppure Giudice onorario con specifica esperienza minorile oppure Magistrato .

2.1 Specifiche misure di controllo e contrasto e sanzioni previste contro soggetti interni all’organizzazione in caso di segnalazione di condotte scorrette nelle attività di ricerca e comunicazione (o comunque nelle attività realizzate dalla società), tali da pregiudicare la dignità e il benessere dei minori

Il legale rappresentante di Digivis, il referente per la protezione dei minori, i responsabili dei progetti, i ricercatori ed il personale tutto, compresi i collaboratori e professionisti esterni si impegnano a che :

a) sia facilitata l’emersione di casi di sospetto pregiudizio a un minore, causato intenzionalmente oppure per negligenza o incuria all’interno dell’organizzazione di lavoro;

b) in caso di segnalazione di condotte scorrette nella ricerca o comunque nelle attività realizzate dalla società, tali da pregiudicare la dignità e il benessere dei minori, siano informati tempestivamente il legale rappresentante di Digivis ed il Referente per la protezione dei minori i quali agiranno immediatamente sulla base del codice di comportamento adottando i correttivi necessari che potranno prevedere anche la sospensione della persona coinvolta o l’ interruzione delle attività complessive, in attesa di verificare i fatti, nonché, sulla base delle norme di legge, in caso di gravi comportamenti del lavoratore alle norme di etica o del comune vivere civile misure quali il licenziamento per giusta causa.

c) Sempre in caso di segnalazione di un presunto pregiudizio arrecato a un minore, a fare in modo che la segnalazione venga presa in carico con la dovuta sollecitudine, coinvolgendo i soggetti interni e in caso di ipotesi di reato a far si che sia puntualmente e immediatamente avvisata l’autorità esterna di polizia giudiziaria o ad agire in caso di inerzia.

d) sia tutelata la riservatezza di colui che effettua la segnalazione, della persona cui è rivolto l’addebito nonché quella del minore o dei minori coinvolti. La tutela della riservatezza dovrà in ogni caso recedere a fronte del dovere di segnalare alle autorità competenti i casi di sospetto reato.

2.1.1 Ambito di operatività della Policy

L’attenzione e la prevenzione dei rischi per i minori interessano sia le fasi della ricerca che quelle della comunicazione e devono riferirsi a tutti i momenti in cui si realizzano le attività dalla progettazione delle ricerche e dalla individuazione dei target, alla selezione e individuazione delle risorse professionali incaricate di svolgere le attività progettuali alle modalità di coinvolgimento dei minori nello studio compresa l’acquisizione del consenso dei loro genitori o tutori, per arrivare alla conduzione della ricerca ed alla pubblicazione e divulgazione dei risultati sino a tutte le attività di comunicazione e disseminazione.

A tal fine Il legale rappresentante di Digivis, il referente per la protezione dei minori, i responsabili dei progetti, i ricercatori ed il personale coinvolto compresi i collaboratori si impegnano a che :

2.1.1.1 Nella fase di pianificazione e progettazione delle attività di ricerca e comunicazione:

a) sia comunque limitato il coinvolgimento dei minori nelle attività di ricerca e che il coinvolgimento venga previsto solo per obiettivi scientificamente rilevanti o per garantire un indispensabile supporto conoscitivo per le attività progettuali;

b) siano previste procedure di valutazione e gestione del rischio rispetto alla possibilità di recare qualche pregiudizio individuando caso per caso indicatori efficaci.

2.1.1.2 Nella fase di selezione e individuazione del personale coinvolto nelle attività progettuali

a) siano individuate per le attività di contatto con i minori solo figure di ricerca e comunicazione con adeguata esperienza (minimo 10 anni per figure senior) e con storia professionale riconosciuta e verificabile e che in ogni caso per tutte le figure coinvolte comprese anche le figure di staff e compresi eventuali tirocinanti o volontari, sia controllato il certificato del casellario giudiziario per verificare l’esistenza (o meno) di condanne penali o sanzioni interdittive per le attività che richiedono contatti diretti e regolari con persone minorenni (secondo quanto stabilito dal Dlgs 39/2014 che ha recepito la direttiva 2011/93/Ue del Parlamento europeo).

b) Per il personale impiegato siano previsti in occasione dell’avvio delle attività o comunque in caso di modifiche significative alle policy o alle norme sulla salvaguardia e protezione dei minori specifiche attività di training sulle policy e sul codice di condotta nonché sulle nuove norme di legge;

2.1.1.3 Nella fase di selezione dei minori partecipanti alle indagini, ricerche e studi :

a) siano assicurate l’equità nel trattamento e nel coinvolgimento in modo da prevenire il rischio di stigmatizzazione, discriminazione o bias, anche di genere;

b) sia garantita un’accoglienza adeguata ed una effettiva capacità di relazione con il minore, anche sulla base di una formazione specifica del personale di ricerca.

2.1.1.4 Nel momento di espressione e acquisizione del consenso per la partecipazione alla ricerca :

a) sia sempre disponibile per tutti i soggetti interessati un completo set informativo sul progetto di ricerca per favorire una partecipazione pienamente consapevole dei minori e la responsabilizzazione delle famiglie o dei tutori;

b) sia sempre tenuta in massima con considerazione la volontà del minore e in caso di manifesta volontà contraria dello stesso che essa sia sempre considerata prevalente rispetto alla volontà positiva dei genitori o del tutore legale;

c) sia assicurata con i minori una comunicazione semplice, lineare autentica e senza tecnicismi e adeguata alla capacità di comprensione di ciascun minore tenendo conto dell’età e anche di possibili condizioni di disabilità;

d) siano informati i partecipanti su eventuali rischi potenziali e disagi connessi, sui benefici attesi in termini di progresso delle conoscenze o per i fini progettuali;

e) siano informati i partecipanti sui nominativi dei referenti di progetto con cui interagire a partire dal referente del progetto per la protezione dei minori, sulle fonti di finanziamento e su chi sia il responsabile del trattamento dei dati personali e sensibili raccolti, quali siano le misure adottate per la protezione della privacy e quali siano i diritti azionabili dai minori partecipanti per tramite del loro tutore legale, con quali modalità si preveda di diffondere i risultati della ricerca e in quali occasioni.

2.1.1.5 Nella fase di realizzazione operativa della ricerca :

d) siano informati i partecipanti su eventuali rischi potenziali e disagi connessi, sui benefici attesi in termini di progresso delle conoscenze o per i fini progettuali;

2.1.1.6 Nella pubblicazione dei risultati ed in tutte le attività di comunicazione

a) sia garantita la assoluta non identificabilità del minore, compresi gli elementi che possano indirettamente consentirne l’identificazione quali le generalità dei genitori o il riferimento a luoghi o persone che possano ricondurre ad essi o al minore stesso. Tali vincoli devono valere per ogni forma di pubblicazione e per ogni mezzo di comunicazione, compresi i social media;

b) Per la pubblicazione eventuale di immagini di minori prevista per le sole ed esclusive finalità progettuali sia ottenuto e documentato il consenso verbale dei minori e quello scritto dei loro genitori o tutore spiegando come verrà utilizzata la fotografia o il video ;

c) Sia garantito che le fotografie, film, video e DVD presentino i minori in modo dignitoso e rispettoso senza atteggiamenti di vulnerabilità o sottomissione evitando di raccogliere pose che potrebbero essere percepite come sessualmente allusive ;

d) Sia garantita sempre una rappresentazione non distorsiva delle situazioni e dei fatti oggetto di riprese;

e) Garantire che le immagini e i dati acquisiti siano conservati su server sicuri interni di Digivis e che siano accessibili solo ed unicamente ai membri dello staff Digivis dotati delle apposite credenziali che abbiano sottoscritto il codice di condotta per la tutela dei minori.

f) tutto il personale coinvolto nelle attività di comunicazione (giornalisti, operatori video, redattori social e fotografi ecc. ) sia pienamente informato e formato sulla CPP e codice di condotta prima di cominciare le attività e che firmino il loro impegno al rispetto del codice di Condotta e che tale impego sia parte intregrante degli obblighi contrattuali.

g) che personale di comunicazione sia sempre accompagnato da personale di ricerca e da referenti di progetto e altre figure di riferimento dei minori negli eventuali momenti di contatto diretto con gli stessi;

2.2. Revisione della Policy e Codice di condotta e procedure di Monitoraggio e valutazione

Il documento è parte di un processo continuo di adattamento e miglioramento e sarà opportunamente revisionato ogni anno in tutte le sue parti sulla base di un processo di monitoraggio e valutazione interno o in ragione di input esterni come in caso di emanazione di nuove norme o di indicazioni e richieste di integrazione da parte di enti, istituzioni, agenzie, partner e stakeholder di Digivis. L’ultima versione aggiornata del CPP e codice di condotta sarà sempre disponibile on line sul sito www.digivis.eu .

Per quanto riguarda il monitoraggio e valutazione si misureranno le attività sulla base di indicatori quali:

Numero di progetti rispetto al quale la policy è stata adottata nell’anno

Numero di minori coinvolti nei progetti

Personale coinvolto in progetti con minori

Giornate di formazione e informazione erogate

Procedure di infrazione rilevate o segnalazioni comunque acquisite

Child Protection Policy and Code of Conduct